Comment informer les Institutions Représentatives du Personnel (IRP) de la mise en place d'un système de gestion du temps
Extrait de l’Article L2312-38 :
Le comité social et économique est informé, préalablement à leur utilisation, sur les méthodes ou techniques d'aide au recrutement des candidats à un emploi ainsi que sur toute modification de celles-ci.
« Il est aussi informé, préalablement à leur introduction dans l'entreprise, sur les traitements automatisés de gestion du personnel et sur toute modification de ceux-ci.
« Le comité est informé et consulté, préalablement à la décision de mise en œuvre dans l'entreprise, sur les moyens ou les techniques permettant un contrôle de l'activité des salariés..
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Comment informer les salariés de la mise en place d'un système de gestion des temps de présence ?
L'article L.1222-4 du code du travail prévoit « qu'aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance ».
Pour être en conformité à la réglementation, vous devez informez les salariés au moins sur les points suivants :
- Finalités poursuivies du dispositif de gestion des temps de présence : Pourquoi met-on en place le pointage dans l'entreprise ?
- De la base légale du dispositif : Par exemple : Obligation issue du code du travail par exemple, ou intérêt légitime de l’employeur.
- Procédures et modalités de fonctionnement du système : Comment et quand utilise-t-on le système de gestion du temps ?
- Destinataires et traitements réalisés sur les données collectées : Qui recueille et qui exploite les données de pointage horaire?
- Nature des données recueillies: Quelles sont les données collectées par le système de pointage ?
- Droit d'accès et de rectification : Comment les salariés peuvent-ils exercer leur droit d'accès et de rectification aux informations enregistrées par le système de pointage ?
- Durée de conservation des données : Combien de temps les données collectées sont-elles conservées avant d'être effacées ?
Les données utilisées pour le suivi du temps de travail, y compris les données relatives aux motifs des absences, doivent être conservées pendant 5 ans (R.G.P.D.)
Comme leurs représentants, les salariés doivent recevoir une information avant la mise en place du pointage au travail.
L'information aux salariés sur la mise en place d'un système de gestion du temps de présence sur le lieux de travail peut se faire, par exemple, au moyen d’un avenant au contrat de travail ou d’une note de service.
Pour lire la CNIL sur "L'accès aux locaux et le contrôle des horaires sur le lieu de travail", Cliquez ici.
Télécharger un model de lettre pour informer de la mise en place d'une pointeuse ou badgeuse à un salarié, Cliquez ici.