Comment informer les Institutions Représentatives du Personnel (IRP) de la mise en place d'un système de gestion du temps

Extrait de l’Article L2312-38 :

Le comité social et économique est informé, préalablement à leur utilisation, sur les méthodes ou techniques d'aide au recrutement des candidats à un emploi ainsi que sur toute modification de celles-ci.
Il est aussi informé, préalablement à leur introduction dans l'entreprise, sur les traitements automatisés de gestion du personnel et sur toute modification de ceux-ci.
Le comité est informé et consulté, préalablement à la décision de mise en œuvre dans l'entreprise, sur les moyens ou les techniques permettant un contrôle de l'activité des salariés.

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Comment informer les salariés de la mise en place d'un système de gestion des temps de présence ?

L'article L.1222-4 du code du travail prévoit « qu'aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance ».

Pour être en conformité avec la réglementation, vous devez informer les salariés au moins sur les points suivants :

• Finalités poursuivies : Pourquoi met-on en place le pointage ?
• Base légale : Obligation légale ou intérêt légitime de l’employeur.
• Modalités de fonctionnement : Comment et quand utilise-t-on le dispositif ?
• Destinataires des données : Qui accède aux données ?
• Nature des données : Quelles informations sont collectées ?
• Droit d'accès et de rectification : Comment l’exercer ?
• Durée de conservation : 5 ans (selon RGPD).

Les salariés doivent être informés avant la mise en place du dispositif, par exemple via un avenant au contrat de travail ou une note de service.