Quelle est la durée de conservation des données de temps de présence ?

Les documents de décompte des horaires doivent être conservés un an, étendu à 3 ans pour les salariés soumis à des conventions de forfait en jours.

Cependant, la prescription des salaires étant de 5 ans, il paraît important de garder les documents pendant cette période.

Qui a un droit à l'accès de l'information des pointages horaires des salariés ?

L'employeur doit donner un droit d'accès au décompte des heures, en faveur :

• Des salariés
• Des représentants du personnel, lorsque les salariés ne travaillent pas selon un horaire collectif. En cas d'organisation par équipe, ils ont également accès aux documents indiquant la composition nominative des équipes.
• De l'inspection du travail

Lorsque le système est informatisé, il doit permettre à l'agent de contrôle de comprendre le système (mise à disposition d'un salarié si besoin).

Comment informer les salariés sur leur durée de travail ?

Les salariés sont informés sur leur durée de travail selon les modalités suivantes :

• Par affichage en cas d'horaires collectifs,
• Par documents qui leur sont remis mensuellement, en annexe au bulletin de paie,
• Par les relevés d'heures établis mensuellement, en cas d'horaire individuel.

Les salariés sont, en outre, informés mensuellement du nombre d'heures de repos compensateur de remplacement et des contreparties obligatoires en repos qu'ils ont acquis par un document annexé au bulletin de paie.

Lorsque ce nombre atteint 7 heures, le document comporte une mention notifiant l'ouverture du droit à repos et les modalités et délais de sa prise, sous réserve des dispositions conventionnelles.

En cas d'horaire individuel, les salariés reçoivent, mensuellement, un document comportant, outre les informations mentionnées ci-dessus :

• Le cumul des heures supplémentaires accomplies depuis le début de l'année,
• Le nombre d'heures de repos compensateur pris effectivement au cours du mois,
• Le nombre de jours de repos effectivement pris en cas d'aménagement du temps de travail au-delà de la semaine.

Dans ce dernier cas, le total des heures de travail accomplies depuis le début de la période de référence est mentionné à la fin de celle-ci ou lors du départ du salarié si celui-ci a lieu en cours de période. Cette information figure sur un document annexé au dernier bulletin de paie de cette période.

Les salariés disposent, sur les documents comptabilisant leur durée du travail et quelle que soit leur forme, du droit d'accès prévu à l'article 39 de la loi n° 78-19 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés. Ce droit comporte l'accès aux documents et le droit d'en obtenir une copie.

Rappel sur la durée de conservation des données

Légalement, l'employeur est tenu de conserver les documents établissant la durée du travail, pour les présenter à l'inspection du travail pendant :

• 1 an s'agissant des décomptes d'horaires individualisés et des astreintes,
• 3 ans pour les documents comptabilisant le nombre de jours de travail pour les conventions de forfait jours.

Mais en pratique, la demande du salarié porte sur un rappel de salaire. Elle est donc soumise à la prescription triennale depuis la loi n° 2013-504 du 14 juin 2013. Auparavant, la prescription était quinquennale.

La Cour de cassation précise qu'en cas de litige sur le nombre des heures de travail effectuées, « l'employeur doit être en mesure de fournir au juge les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés par le salarié dans la limite de la prescription quinquennale ».
C. trav., art. D. 3171-16 ♦ Cass. soc., 9 avr. 2008, n° 07-41.418, n° 867 FS - P + B